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5 claves para realizar la conciliación de facturas de tu empresa

22/06/2023

5 mín

Uno de los grandes dilemas de los negocios es la conciliación de facturas. Es decir, lograr sistematizar los ingresos de la empresa, los impuestos y gastos pendientes y en general toda la información contable. Muchos líderes prefieren delegar el procesamiento de la información a un contador y desentenderse del problema.

Sin embargo, por más experto que sea un contador, este no podrá trabajar de manera óptima si la información no está sistematizada. Este problema se hace mucho más complicado si la empresa está ampliando su mercado y está recibiendo ingresos desde diferentes medios de pago.

Por ello, toda empresa debe organizar su información contable. Con esto en mente, a continuación desarrollaremos 5 claves para gestionar la conciliación de facturas de tu empresa. Con estos elementos podrás sistematizar la información contable de manera eficiente y te evitarás dolores de cabeza y problemas fiscales.

¿Cómo ser eficientes en la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es un proceso de gestión de la información. En ese sentido, lo más importante es tener metodologías eficientes para recoger los datos específicos de los ingresos y egresos de la empresa. Para ello es fundamental orientar a tu equipo de trabajo y establecer fechas de recolección y revisión de facturas. De esta manera, evitarás los errores y podrás replicar el proceso.

1. Confía en la tecnología y usa software contable

Una forma de simplificar el proceso contable es usar un programa para sintetizar toda la información. Un buen programa te permitirá tener claridad sobre los gastos en salarios, insumos, costos de funcionamiento y cruzar estos datos con los ingresos del negocio. Un software contable facilitará el procesamiento de la información, ya que todas las facturas terminarán en el programa.

Por otro lado, programas como Siigo o Alegra en Colombia te permiten alojar toda la información en una nube digital. Este sistema de alojamiento digital disminuye la posibilidad de perder la información, si es que hay algún problema con el computador empresarial. Además, podrás acceder a la información desde varios dispositivos.

Por último, estos programas suelen incluir elementos para gestionar la información fiscal. Con un buen programa no necesitarás de un contador para gestionar las obligaciones tributarias. Claro está que necesitarás tiempo para familiarizarte con sus detalles, pero una vez que cuentes con experiencia ahorrarás tiempo y dinero.

2. Crea un plan de pagos

No esperes a que llegue la fecha límite de los pagos del mes de las tarjetas y recibos, más bien gestiona un plan mensual de pagos. Tanto si necesitas pagar a tus proveedores como gestionar el pago de servicios, es mucho mejor establecer un cronograma y ceñirse a esas obligaciones. Además, la claridad con las fechas hará más fácil gestionar la información.

3. Organiza todas las facturas de tus proveedores y ventas

Hoy en día, las empresas pueden recibir muchas formas de pago: efectivo, transferencia bancaria, recepción de pagos por medios digitales, entre otros. En ese sentido, no olvides reunir todas las facturas y comprobantes de cada una de las transacciones. Los programas contables suelen recibir esta información y guardar el soporte. Mantén estos documentos organizados y clasificados.

4. No confundas gastos personales con gastos empresariales

Los negocios pequeños, en especial los que funcionan desde casa, suelen tener este problema con frecuencia. Utilizamos una tarjeta de crédito para todos los gastos empresariales y personales. No obstante, es preferible tener cuentas y créditos diferenciados. De esta manera será mucho más fácil filtrar y diferenciar los gastos empresariales que se deben incluir en el programa contable.

5. Revisa y vuelve a revisar

Con un programa contable funcionando ya podrás gestionar la conciliación de las facturas. Si durante el mes realizaste un trabajo juicioso y cuidado, tendrás todas las facturas de los ingresos y egresos de la empresa organizados. Aun así, verifica que no haya transacciones repetidas o faltantes. Dedica unas horas al mes a este fin para chequear que toda la información sea precisa.

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Sé organizado y usa la tecnología

Para que la conciliación de facturas sea un proceso sencillo y que no te presente problemas cada mes, organiza bien la información y no dudes en confiar en software especializado. Recuerda buscar herramientas que te ayuden a gestionar y reunir la información de manera eficiente.

Por último, si tu negocio está en Shopify y has logrado optimizar varios medios de pago, puedes tener problemas para ingresar la información de cada transacción en tu programa de contabilidad. Para ello puedes emplear Wihom, una herramienta que gestionará tus ingresos en la plataforma de venta con tu software contable.