Por Joan Rodriguez
09/08/2023
4 mín
Cómo automatizar los procesos contables con un software contable
Cuando tienes un negocio, automatizar los procesos contables se convierte en una necesidad. Así como tú, muchos empresarios invierten su tiempo y su dinero para tener el control de sus cuentas. Sin embargo, esto no ofrece garantía de un control real de las cuentas de la empresa.
A nivel contable hay errores que se pagan caros. Un error de dedo, como copiar mal un dígito, puede poner en peligro la situación financiera de la empresa. Por suerte, el software de contabilidad reduce este tipo de errores y te dan la libertad de enfocarte en la operatividad de tu empresa.
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¿Cuáles elementos debe contemplar antes de optimizar los procesos contables mediante un software?
Sin importar el tamaño de tu negocio, puedes contratar un plan de un software de contabilidad. Elegir el mejor programa para automatizar los procesos contables dependerá de las particularidades de tu empresa. Para ello, es necesario que tomes en cuenta los siguientes pasos:
1. Determina cuáles tareas son automatizables
Tener al día las cuentas de tu negocio es necesario, pero consume mucho tiempo. Esta limitación te impide ver otras oportunidades de mercado. En este paso, tu misión será determinar qué procesos se pueden ejecutar sin tu intervención. Para identificar dichos procesos, contempla estas condiciones:
- Actividades frecuentes que se ejecutan de forma reiterada
- Tareas que puedes delegar
- Funciones que en la que no sea necesario invertir mucho razonamiento
Una vez que hayas evaluado este tipo de condiciones, sabrás las necesidades de tu negocio. El software a contratar debe resolver los problemas cotidianos a los que se enfrenta tu empresa.
2. Estudia las opciones de software disponible en el mercado
Automatizar los procesos contables de tu negocio es muy simple. Ahora existen muchas compañías que ofrecen funciones que se adaptan a tu modelo de negocio. Antes de contratar un software, es preciso que consideres estos aspectos:
- Alojar los datos del sistema en un servidor
- Interfaz intuitiva y fácil de usar
- Ofrecer servicio de soporte técnico las 24 horas del día
- Registrar pagos de diversas paralelas de pago
- Facilidad de ingresar al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet
- Posibilidad de crecer y aumentar el control de tus ventas
Es imposible controlar algo que no se puede medir. ¿Quieres observar a cuáles proveedores has pagado el último mes? Asegúrate de que el software te permite visualizar gráficamente los pagos o cobros en un periodo determinado de tiempo.
¿Cuáles son los parámetros para contratar un software contable?
Conoces qué requiere tu empresa. Has evaluado las condiciones ideales que debería tener un programa de software. Ahora ha llegado el momento de que sepas los parámetros que debía poseer un buen servicio de software:
Registro de todos tus movimientos financieros
Un programa de contabilidad debe gestionar informes de balances financieros, nóminas y control de cuentas por pagar. Para tener un control más exacto de tus ingresos y egresos, el programa de contabilidad debe incluir la opción de conciliación bancaria. Esto contribuirá a conocer la salud financiera de tu negocio.
Interfaz simple de usar
Como empresario, requieres soluciones prácticas que se adapten a lo que necesita tu negocio. Para usar un software no requieres de grandes conocimientos técnicos. La interfaz debe ser lo suficientemente intuitiva para llevarte a dónde quieres. Del mismo modo, debe contribuir a los cambios que desees implementar en tu gestión.
Prueba gratuita
Muchas empresas de software te dirán que su programa es el mejor del mercado. Decides dar un paso al frente y te percatas que el sistema no era lo que esperabas, ya que no cubre tus necesidades. Una seria empresa de software te debe brindar la oportunidad de utilizar su sistema, antes de firmar un contrato.
Sesiones multiusuario
Por mucho que conozcas tu empresa, no puedes hacerlo todo. Necesitas el apoyo de tus colaboradores para ejecutar ciertas funciones. Con las sesiones multiusuario, podrás crear perfiles y brindar acceso al sistema a tus colaboradores. Esto te ayudará a administrar mejor tu tiempo y delegar ciertas funciones que no necesitan de tu presencia.
Costo del software
Automatizar los procesos contables requiere de una inversión. Para ello, no es suficiente contratar un plan que se adapte a tu gestión, también debe estar acorde a tu presupuesto. De nada sirve contratar un plan con muchas funciones si no le vas a sacar su máximo potencial.
Datos almacenados en una nube
Atrás quedaron los años de llevar la contabilidad en hoja de Excel. Gracias a la tecnología, puedes acceder a las cuentas de tu empresa con solo un clic. Lo mejor de todo es que tendrás acceso a tus datos desde cualquier dispositivo, sin necesidad de ir a tu oficina. Además, nadie que no tenga un perfil podrá acceder a los datos de tu negocio.
Independientemente del nicho, automatizar los procesos contables de tu negocio será la mejor opción. La contabilidad es un procedimiento tedioso y delicado. Llevarlo manualmente consume mucho tiempo y dinero. Incluso, limita tu capacidad de aprovechar mejor tus recursos.
¿En qué te beneficia la automatización?
Con la intención de ser más productivos, los negocios concentran sus esfuerzos en identificar oportunidades. Automatizar los procesos contables te proporciona múltiples ventajas. Si aún dudas para dar el siguiente paso, estos son algunos de los beneficios que te proporcionará la automatización:
- Encargarse de actividades repetitivas
- Reducir la alteración de los datos por un error humano
- Maximizar la rentabilidad de la gestión de tu empresa
- Conocer tu situación financiera
Adquirir un buen software de contabilidad sirve de poco si no cuentas con el complemento ideal. Imagina sincronizar tu sistema contable y tu tienda virtual, pero aparte, puedes gestionar pagos a bajo costo. Con Wihom, cada venta de tu tienda e-commerce quedará registrada en la base de datos de tu sistema contable.
Joan Rodriguez
CEO & Co-founder de Wihom
