Por Omar Velandia
21/07/2023
4 mín
Cómo elegir un software de contabilidad según el tipo de negocio
Un correcto software de contabilidad no solo facilita el control minucioso de la situación económica de la empresa, sino que también permite llevar el registro de cualquier obligación que haya contraído tu negocio. Para elegir un sistema contable acorde a tus necesidades empresariales es necesario, en principio, atender las dimensiones corporativas y el tipo de requerimiento de tu empresa.
De esta manera, será más fácil elegir un software especializado que mejore la productividad y la eficacia en las tareas contables. Asumir esta responsabilidad no es una tarea sencilla. Por ello, a continuación te contamos los distintos factores que deberás tener en cuenta para elegir el mejor software de contabilidad del mercado.
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¿Qué tipo de software de contabilidad elegir?
Una correcta elección de software de contabilidad dependerá del tipo de emprendimiento que se tenga y del tamaño o dimensiones del negocio. Así determinarás si requieres administrar gran cantidad de información o si, por el contrario, necesitas asumir el control contable de un negocio más pequeño.
Partiendo de esta premisa y atendiendo otros factores como la funcionalidad y asequibilidad del sistema podrás, sin duda, simplificar el proceso de búsqueda. Ten presente que implementar un software de contabilidad representa una inversión considerable para cualquier organización:
- Busca que el sistema ofrezca flexibilidad, practicidad y un método de adaptación óptimo.
- Analiza el tipo de acompañamiento o los servicios posventa que ofrece el sistema.
- Prefiere sistemas autónomos para mayor aprovechamiento de sus funciones.
Escoge un software de contabilidad que facilite el registro y seguimiento de la depreciación contable. Además, busca elementos como visualización gráfica de datos financieros que te ayuden, a su vez, con el registro relacionado con cobros y pagos de factura.
Factores a tener en cuenta para elegir un software de contabilidad según el tipo de negocio
Elementos de funcionalidad básicos
El software de contabilidad ideal para pequeñas y medianas empresas debe ofrecer aspectos claros como la generación de informes financieros y la agrupación de movimientos contables. Además, es preciso que cuenten con gestión de informes fiscales y control de cuentas por pagar.
Asimismo, es determinante que proporcione funciones más sofisticadas como el cálculo y contabilización de pérdidas y la evaluación de balances reales de gestión.
Interfaz amigable
Elige un sistema que tenga una interfaz dinámica, sencilla y funcional. Evita los sistemas confusos que no aporten nada a la productividad de tu negocio. Igualmente, cerciórate de que cuente con buena capacidad de adaptación a los cambios y exigencias de tu negocio.
Costo real del software
Analizar el costo real del software es un aspecto determinante a la hora de elegir esta herramienta contable. Ten presente que en el mercado existe gran variedad de precios referentes a las funciones prestadas por el servicio.
Es decir, deberás elegir un paquete que solo atienda a las necesidades de tu empresa y a tu presupuesto. De esta manera, pagarás solo por lo que usas. Encontrar un equilibrio entre el valor, el presupuesto establecido y las necesidades de la empresa hará la diferencia.
Flexibilidad modular tecnológica
Buscar una plataforma que sea compatible con tecnología de punta es fundamental para el buen uso de este tipo de servicios. Este aspecto te permitirá manejar información desde cualquier dispositivo móvil o desde cualquier servidor.
La tecnología más sofisticada te facilitará una amplia configuración dentro de la interfaz de la plataforma para optimizar el rendimiento del mismo.
Compatibilidad con otras empresas
Otro aspecto clave que deberás analizar a la hora de elegir un software contable es la compatibilidad multiempresa o multiusuario. Esto quiere decir que, es necesario que el usuario facilite el uso del servicio a varias personas a la vez.
Poder definir varios perfiles, brindar acceso a diferentes administradores, sin importar la jerarquía parece, en principio, un aspecto poco relevante, pero con el tiempo se volverá todo un reto. Cerciórate de que cada miembro de la empresa cuente con el permiso y la credencial de acceso del sistema.
Servicios extra
Analizar los servicios extra que ofrece este tipo de sistema es un plus para cualquier tipo de negocio. Asegúrate de que cuente con asesoramiento, soporte técnico y formación complementaria. Estos aspectos son ideales para que tu empresa obtenga siempre lo que necesita. Además, este elemento es fundamental para analizar la relación costo-beneficio que se obtendrá a futuro.
Manejo de la tecnología de la nube
En la era del cambio constante es preciso apostar siempre por el empleo de nuevas tecnologías. Por ello, es fundamental que te inclines por un software de contabilidad que trabaje con tecnología de la nube.
Una herramienta iCloud te ofrecerá libertad y flexibilidad a la hora de requerir alojamientos en servidores remotos. Un control operacional a distancia te permitirá llevar a cabo cualquier proceso contable desde cualquier lugar.
Generación automática
Al resguardar la información en la nube tendrás acceso a la base de datos de tu empresa siempre que lo requieras.
Este tipo de software contable cuenta, a su vez, con copias automáticas de seguridad, bancos de archivos y análisis históricos de los movimientos de tu negocio. De esta forma, contarás con menor probabilidad de sufrir riesgos por pérdida de información.
Otros elementos diferenciales que se deben tener en cuenta
Todo software de contabilidad óptimo para tu negocio debe incluir, independientemente del tipo de negocio que se ostente, el estudio preciso del valor de tus activos.
- Esto quiere decir que todo sistema contable digital deberá ser capaz de generar reportes de contabilidad en tiempo real.
- Asimismo, es determinante que cuente con un módulo sistematizado, entendible y de fácil funcionamiento para el equipo de trabajo.
Con un sistema contable que exporte archivos al SAT y que produzca una actualización automática será más que suficiente para llevar a cabo las operaciones económicas de cualquier mediana o pequeña empresa.
Una vez que adquieras el mejor sistema para tu empresa, es preciso que le saques el mayor provecho. Para ello, nada mejor que sincronizar todas tus transacciones. Con Wihom podrás conectar tus procesadores de pago en una sola aplicación, lo cual brindará una completa automatización a todo tu sistema.
Omar Velandia
Líder de Diseño UX/UI
