Por Omar Velandia
16/08/2023
4 mín
Errores contables que las pymes pueden evitar utilizando softwares contables
Si te digo que los softwares contables pueden ayudarte a evitar tropiezos en tu negocio y maximizar la eficiencia y precisión en tus registros contables, ¿lo creerías?
Como sabes, en las pymes es esencial tener una gestión financiera precisa y efectiva para alcanzar el éxito a largo plazo. Sin embargo, si tienes una pequeña o mediana empresa tienes que saber que hay errores comunes que puedes estar cometiendo y que podrían costarte tiempo y dinero.
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7 errores contables que puedes evitar si usas softwares contables en tu negocio
Utilizar softwares contables para facilitar procesos es un paso que toda pyme tendría que dar y cuanto antes, mejor. Tú y yo sabemos que durante el inicio o en sus primeros años un negocio busca, sobre todo, conseguir una mayor cantidad de clientes y aumentar la producción.
¿Y a qué lleva todo esto? A cometer ciertos errores que ponen en peligro el capital, el tiempo, las operaciones y todo el estado financiero de la empresa. Ahora bien, ¡no te preocupes!
Por fortuna, gracias a los avances tecnológicos, tanto tu negocio como todas las pymes tienen a su disposición plataformas como Wihom; un software que ofrece un conjunto de herramientas diseñadas de manera específica para simplificar y automatizar los procesos contables, minimizando la posibilidad de cometer los siguientes errores.
1. Falta de planificación financiera
La mayoría de las pymes no cuenta con un plan financiero bien estructurado. Esto puede provocar la toma de decisiones erróneas o no estar preparados para enfrentar situaciones imprevistas.
En este sentido, los softwares contables brindan herramientas de planificación que permiten que las pequeñas y medianas empresas puedan establecer objetivos y metas a mediano y largo plazo. Asimismo, permiten proyectar escenarios futuros y tomar decisiones adecuadas con respecto a las finanzas del negocio.
2. Error en la entrada de los datos
Este es uno de los errores más comunes que cometen las pymes. Seguro te ha pasado que al introducir los datos contables de forma manual te has equivocado, ¿cierto? Sea unos números invertidos o transcripciones incorrectas, estos son errores humanos muy frecuentes.
Estas fallas pueden llevar a diferencias en los registros financieros, crear retrasos y dificultar la toma de decisiones. Un software contable es capaz de detectar y corregir de manera automática esos errores de entrada, proporcionando registros actualizados y precisos.
3. Falta de conciliación bancaria
Hay transacciones bancarias que no se ven reflejadas en los registros contables, como los pagos duplicados o los ingresos no contabilizados. Esto puede provocar graves consecuencias en la gestión financiera de tu negocio.
Para solucionarlo, puedes implementar softwares contables en tu empresa. Estos automatizan el proceso de conciliación de pagos bancarios en 5 minutos, contribuyendo con la identificación y corrección de las diferencias entre las transacciones bancarias y los registros contables.
4. Desconocer las regulaciones y normativas contables
Las pymes se enfrentan con un sinfín de regulaciones y normas contables que pueden llegar a ser complicadas, y seguirles el paso a veces se torna muy difícil. Aun así, sabes que el incumplimiento de dichas normativas puede conducir a problemas legales y financieros.
Utilizar un software contable ayudará a que tu pyme cumpla con todos los requisitos legales y contables, evitando este tipo de errores. Una de las grandes ventajas de estas plataformas es que están diseñadas tomando en cuenta las regulaciones contables actuales, por lo que no tendrás que preocuparte por posibles sanciones.
Además, mantiene registros digitalizados, como facturas electrónicas, declaraciones de impuestos y más. En pocas palabras, mantiene todo en orden en tu empresa ante cualquier auditoría o supervisión.
5. Problemas del flujo de efectivo
Uno de los grandes desafíos que enfrentan las pymes es la gestión deficiente del flujo de efectivo. Un control inadecuado de los gastos e ingresos de tu negocio puede llevar a problemas de liquidez y, finalmente, no responder de manera eficiente con sus obligaciones financieras.
No obstante, la solución está en tus manos. Los softwares contables generan informes precisos en tiempo real sobre el flujo de efectivo. De esta manera, tu empresa puede identificar las fallas y tomar medidas correctivas relacionadas con este error contable.
6. Utilizar las hojas de cálculo para guardar toda la información
Hacer uso de las hojas de cálculo para manejar información contable puede llevarte demasiado tiempo. Además, existe una alta probabilidad de que se pierdan datos por errores humanos o que estos datos sean interpretados de manera incorrecta debido a su complejidad.
Ahora, es más práctico y fácil para tu negocio utilizar un software contable que trabaje con tecnología basada en la nube. Tu pyme podrá automatizar procesos repetitivos y evitar los errores humanos, logrando un trabajo organizado, eficaz y profesional.
7. Almacenar registros en físico
Otro error contable frecuente es mantener prácticas desactualizadas, como el uso de archivadores físicos para almacenar los registros contables. Esto no nada más implica un mayor tiempo, sino también mayor uso de recursos y espacio físico. Incluso, puede llevar a la pérdida de datos con el tiempo, ya que el papel se degrada y es más fácil que sufra algún tipo de daño.
Para ser más claros, tus registros en físico pueden desaparecer en un segundo, y si no tienes un respaldo digitalizado es muy difícil (diría imposible) recuperarlos. Con los softwares contables no corres este riesgo. Todos tus registros están respaldados y organizados en la nube.
Más simplicidad, más eficiencia, más productividad
Si has llegado hasta aquí, seguro notaste que los errores contables pueden impactar de forma significativa a tu pyme, afectando su rentabilidad, continuidad y permanencia en el mercado. Ahora bien, con el uso de softwares contables tu pyme puede minimizar estos errores y mejorar su gestión financiera.
Deja de perder tiempo valioso en un proceso que puedes resolver en pocos minutos. Implementar un software contable como Wihom en tu empresa evitará que caigas en errores contables, facilitará tus operaciones de contabilidad y la conciliación de pagos diarios. ¿Listo para agendar una demo? Concéntrate en el crecimiento y éxito de tu negocio que de lo tedioso nos encargamos nosotros.
Omar Velandia
Líder de Diseño UX/UI
