Facturación automática vs Facturar manualmente en Excel

13/07/2023

3 mín

Sin duda alguna, la facturación automática es el nuevo sistema para facturar en las empresas. Facilita ordenadamente y sin enredos todo el trabajo que puedes tardar días en realizar. Este método es mucho más rápido y fácil. Si perteneces al sector del e-commerce y quieres conocer más sobre él, ¡no dejes de leer lo que traemos para ti!

¿En qué consiste la facturación automática?

La facturación automática es un tipo de software de gestión ERP que se encarga de la contabilidad de tu empresa de forma modular. Coordina y organiza la distribución de tus productos, tu inventario, registro de envíos y facturas.

Con un software ERP podrás realizar facturas automáticas y liberar tu pago a tiempo. También mejorarás muchas áreas de tu e-commerce, te permitirá intervenir en las ventas, los pagos o las entregas.

Ventajas de la facturación automática

Como profesionales en la materia, somos conscientes de las ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías para agilizar los procesos de trabajo. Por ello, queremos que tú también conozcas los pros de contar con una facturación automática. Entre ellas se encuentran las siguientes:

Mejora el flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa.
Facilita los procesos en la empresa y se reducen los costes.
Los trabajadores disponen de más tiempo para dedicarse a otras tareas.
Es fácil de utilizar y reduce los fallos o errores humanos. Dichos errores que perjudican a la empresa al momento de declarar los ingresos. Puesto que una declaración mal hecha podría acarrear una sanción.
Su velocidad de traspaso de datos es infinitamente mayor que en una factura manual.
Permite programar el envío de los archivos recurrentes y controlar todo el proceso de facturación.
Incluye casi todos los datos obligatorios automáticamente, en cuestión de segundos.

Su última ventaja es que optimiza los recursos económicos para la empresa. Ya que genera un ahorro en papel, materiales de impresión y franqueo. Incluso, disminuyes el uso de espacios físicos de almacenamiento.

Facturación manual en Excel ¿conviene utilizarla en el e-commerce?

La facturación manual en Excel no es más que la creación de facturas en una hoja de Excel con la intervención humana. Esto quiere decir que tú o tu empleado deben crear una factura individualmente cada vez que se haga una venta. Tienes que hacer cálculos y entregar el documento al cliente.

Este sistema de facturación electrónica no es 100% confiable. Aunque las facturas las hagas utilizando programas informáticos, su proceso sigue siendo manual y no puedes automatizarlo.Entre sus desventajas más notorias a la hora de realizar tus facturas manualmente se encuentran las siguientes:

Hace que tengas varios modelos de factura para cada cliente.
Surge uno nuevo cada vez y tienes que crear un nuevo archivo de datos.
Errores en el apunte del CIF. Lo que no es algo fácil de recordar, puesto que se trata de un número impersonal y todos son un poco parecidos. Por tanto, es probable que no siempre puedas controlar si has puesto el CIF correcto, a menos que tu cliente se dé cuenta del error. El cual luego tendrás que arreglar.
Olvidar hacer una factura. Hay ocasiones en los que el cliente paga por adelantado y resulta que la empresa, pensando que ya le han pagado, olvida emitir la factura. Legalmente, todas las transacciones deben estar soportadas con documentos.
Un error en la fecha puede presentar problemas con la contabilidad
El cambio de modelo de factura afecta el formato, puesto que los datos numéricos podrían moverse.
Existen plantillas en excel que no están hechas correctamente. Cuando creas una nueva casilla para agregar un dato que falta, a veces queda fuera del área de impresión por las macros.

La ultima desventaja es que aumenta la cantidad de archivos. Excel sirve para hacer infinidad de operaciones matemáticas, pero no es versátil, no es tan especifico para realizr tareas rutinarias. Además, la multitud de documentos ocupa más espacio en el ordenador. Este sistema de facturación es engorroso.

La Facturación automática es tu mejor opción

Con lo que ya conoces sobre la facturación automática, ¡debes tener la seguridad que esta es la solución a tus problemas! Empresas como la tuya se han dado cuenta de la necesidad que tienen de contar con un programa que automatice sus facturas. Por lo que han optado por adquirir este tipo de software y han mejorado sus procesos en un 100%.

¡Y no solo eso! Le brindan un mejor servicio al cliente, contribuyen en la lucha contra el fraude documental y reducen el impacto en el medio ambiente. Incluso, exporta fácilmente los importes a incluir como gastos e ingresos en las principales declaraciones de impuestos.

Automatiza la facturación de tu empresa con nosotros

Para muchos no es fácil dominar la tecnología. Puesto que es un elemento reciente y novedoso. Por otro lado, se trata de algo que evoluciona a un ritmo vertiginoso. Por estos motivos, trabajar con productos tecnológicos, en el campo del e-commerce o en cualquier otro, exige algunos conocimientos.

Así que, si estás pensando en la facturación automática para tu empresa, lo mejor es que lo hagas con el asesoramiento y la ejecución de profesionales. Especialistas que sepan realizar todo el proceso. Que además conozcan cómo desarrollar e implementar un buen sistema automatizado para tu negocio.

En Wihom tenemos una amplia experiencia en el sector de la tecnología, brindando soluciones a todos nuestros usuarios. En esta oportunidad, te ofrecemos una forma fácil de sincronizar automáticamente todas tus transacciones. Te brindamos soluciones adaptadas a tu mercado y compañía.

¡Únete a la era tecnológica y automatiza tus procesos!

Muchas compañías han apostado por la facturación automática y han conseguido el éxito. Este tipo de software cuenta con un sistema completo que puede generar y emitir facturas de todo tipo. Te ofrece la posibilidad de trazar todo el proceso que siguen tus facturas de inicio a fin. ¿Qué esperas? ¡Contáctanos y agenda una demo!