Por Joan Rodriguez
04/08/2023
4 mín
Los 5 errores más comunes al usar software contable - Cómo evitarlos
Implementar un software contable en la empresa en la era digital es sencillamente primordial. Indudablemente necesario para no quedarse atrás frente a la competencia. El software que usas, ¿te arroja fallas y te da dolores de cabeza? ¿Quieres saber cómo resolverlos?
Vamos a mostrarte los problemas más comunes que surgen cuando tu software contable no da la talla y cómo detectar cuándo actualizarlo o cambiarlo. Recuerda que los que estén a la vanguardia tecnológica serán los ganadores. ¿Quieres ser un ganador? Continúa leyendo.
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Aprende a detectar los errores al usar un software contable
Ya es un hecho que un software contable es una herramienta que le da mucho valor y rentabilidad a un negocio. La correcta gestión de la actividad contable ayuda a que la empresa sea altamente eficiente. Pero, ¿qué pasa cuando se producen errores y fallas?
El uso adecuado de la herramienta evitará su aparición; a la larga, pueden descalabrar por completo tu negocio. Debes estar atento entonces a estos eventos y salirles al paso para lograr la gestión eficiente de una data tan sensible como la contable.
1. No entender la herramienta
El primer error luego de implementar una herramienta es no entender cómo funciona. La premura por instalarla y que comience a trabajar hace que el propietario no se tome el tiempo de aprender su uso correcto.
Es vital que todos aquellos involucrados en la actividad contable se familiaricen y entiendan de lo que es capaz. El no hacerlo se traduce en pérdida, porque no aprovechas al máximo el potencial de la misma.
2. La desactualización
Un error frecuente en empresas que usan software contable es no hacer actualizaciones periódicas. Generalmente sucede cuando la herramienta no está alojada en la nube sino en los servidores. Debido a esto olvidan descargar las actualizaciones más recientes, con lo cual la herramienta se va haciendo obsoleta.
3. Falta de seguimiento
Se acostumbra, luego de instalar la herramienta, dar por sentado de que funciona correctamente. No se hace un monitoreo para ver si todo está en orden y si la misma hace lo que se dice que hace.
Puede que en la etapa de instalación algo se haya pasado por alto y esto a posteriori puede ocasionar muchos inconvenientes y retrasos. Lo más seguro es que se tengan que hacer ciertos ajustes que se detectarán con el uso cotidiano.
4. Personal no capacitado
Siempre sucede que el equipo encargado de usar la herramienta no esté muy familiarizado con ella. Aunque el manejo sea muy intuitivo y sencillo, siempre es bienvenida la necesaria capacitación para aprovechar al máximo las bondades del programa.
5. Trabajar manualmente
Automatizar tareas es un paso que ya se debe dar para agilizar más las operaciones y ser más competitivos. La contabilidad está relacionada con cada departamento y división del negocio. La no compatibilidad con algunas áreas medulares puede ocasionar cuellos de botella y costosas pérdidas de tiempo.
Los problemas más frecuentes
- La no adaptabilidad. El no tener claras las necesidades de la organización puede llevar a la decisión de instalar cualquier cosa. El resultado será una herramienta costosa que no se adapta a lo que en verdad requiere el negocio. Los procesos se complican porque no habrá eficiencia ni integración con las otras soluciones en funcionamiento.
- Ingreso erróneo de datos. Es normal que haya algún error al momento de ingresar información al sistema. El detalle está en la no verificación oportuna y estricta de la información que entra. Al final, los informes financieros serán erróneos y pueden llevar a la toma de muy malas decisiones.
- Fallas en la integración. Es bastante probable que ya existan otros sistemas funcionando, por lo tanto, la integración debe ser impecable. No lograr esto ocasionaría incompatibilidad y la no sincronización en la salida de datos.
- Soporte inadecuado. Si el soporte técnico no se presta de la debida manera, el rendimiento del sistema comienza a decaer. Surgirán errores que demandan tiempos valiosos en su resolución, así como retrasos en las actualizaciones.
- Brechas en la seguridad. La indebida protección de la data y la inobservancia de medidas y protocolos de seguridad, puede dar pie a robo de información o accesos no permitidos.
5 soluciones necesarias
Para lograr el funcionamiento adecuado de las soluciones implementadas en materia contable hay que dar estos pasos:
- Conocer la herramienta. Una vez elegido el proveedor del software, dedícate a conocer a fondo la herramienta que estás instalando. Involucra a tus colaboradores en esta fase, pregunta y aclara todas las dudas posibles. Solicita un free trial.
- Aloja en la nube. Para garantizar que las actualizaciones sean constantes, aloja el software en la nube. El mayor beneficio es que las nuevas actualizaciones se harán automáticamente sin necesidad de contratar servicio técnico.
- Reuniones periódicas. Chequea constantemente junto a tu equipo cómo funciona el software. Ante una oportunidad de mejora no vaciles en sugerir al proveedor que haga los cambios.
- Integrar al software contable y al contador. No todo lo hace el programa, hay labores que son inherentes a los contadores. Por lo tanto, tienen la experticia para tomar decisiones puntuales. Entender las funciones de uno y de otro logrará incrementar la eficiencia.
- Automatizar. Ya no es nada conveniente hacer labores contables a mano. Automatiza los procesos principales implementando módulos que se adapten a las necesidades de la organización. De esta forma se eliminará la posibilidad de error.
Son soluciones que ahorran costos.
Libre de errores
Gestionar la información contable de forma eficiente es posible con el software contable adecuado. Wihom te da la asesoría especializada para instalar herramientas acordes a tu negocio y eliminar costosos errores. Serás competitivo y estarás siempre un paso adelante.
Joan Rodriguez
CEO & Co-Founder de Wihom
