Por Joan Rodriguez
22/08/2023
4 mín
¿Qué es la factura POS y su diferencia con la facturación electrónica?
Si al oír nombrar la factura POS (de los puntos de venta) te preguntas si se trata de la factura electrónica, la respuesta es NO. Y es que, aunque ambas son instrumentos de comprobación de pagos, cada una posee sus propias características. Aquellas están reguladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
La factura POS está orientada a registrar ventas al detal, sin identificar al cliente que la factura electrónica sí detalla. Sin embargo, es un recibo de pago lícito validado por la DIAN. Pero, además, implica mayores detalles que te invitamos a descubrir en el presente post.
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Detalles de la factura POS
Tal como fue dicho, la factura POS es un sistema diseñado para validar las transacciones sobre bienes y servicios mediante puntos de venta. Esta puede usarse en ventas al mayor, pero al carecer de datos del cliente, lo usual es que lo haga sobre las consideradas al detal. Y entre sus características principales cuentan:
- Empleos de sistemas hardware. Acá destacan registradoras, computadoras, datáfonos y lectores de códigos de barra.
- Sofware especial. Es el instrumento de programación de los elementos (hardwares) previamente mencionados para registrar las ventas correspondientes.
- Utilidad para diversos comercios. Este registro de pago es ideal para los comercios con sedes físicas.
- Facilidad de uso. Su simpleza operacional garantiza rápidos pagos y sin que se hagan filas de espera.
Y lo más destacado de esto es que, mediante sistemas de captura de operaciones, la factura POS sirve como prueba ante entes como la DIAN. Esto a la hora de realizar las respectivas declaraciones de pago de impuestos.
Diferencias entre la factura POS y la factura electrónica
Aunque la factura POS y la factura electrónica son comprobantes de pago, presentan distintas estructuras. En tal sentido, a continuación, pasamos a abordarlas a cada una de ellas por separado para establecer sus diferencias con precisión.
Factura POS
Este comprobante (factura POS) de pago y venta presenta detalles respecto a la estructura que debe conservar, tales como:
- Coordinación entre hardware y software. Para controlar la programación y realización de ventas, ordenamiento de departamentos, códigos, emitir tickets, grupos, así como familias y subfamilias de los productos.
- Información del servicio o bien. Acá detalla elementos vinculados entre el departamento al cual corresponden aquellos y el monto del IVA o incluso del Impuesto Nacional al Consumo.
- Tirillas POS claras. Estos elementos deben aportar información clara sobre grupos de bienes y servicios para la terminal de ventas.
- Código de Barra. El stock de productos exhibidos ante el público amerita un código de barras descriptivo que pueda verse reflejado en el sistema POS.
Estos son, a rasgos generales, los componentes de la factura POS. Todos están contemplados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución 000042, año 2020.
Factura electrónica
La Factura Electrónica cuenta con componentes distintos a los de la Factura POS, tal como veremos enseguida:
- Sin hardware. No requiere de hardware, gracias a que funciona en la Nube.
- Factura bajo estructura DIAN. Formato estándar electrónico de factura XML, establecido por dicha autoridad tributaria.
- Secuencia Numérica. Numeración consecutiva de facturas que la DIAN debe aprobar y autorizar respectivamente.
- Código CUFE. Referente al llamado Código Único de Factura Electrónica.
- Elemento discriminatorio. Debe cumplir con el estatuto tributario, pero también excluir el impuesto al consumo, en caso de aplicar.
- Intercambio de información. Promueve el canje de información entre distintos sistemas para brindar mayor seguridad y confianza.
- Elementos de autenticidad. Estos se basan en las políticas correspondientes a la DIAN que establece mecanismos de control como la firma electrónica, por ejemplo.
Para casos de tiendas virtuales debe destacarse que este tipo de comprobante de pago puede generarse de forma automatizada. Esto mediante el proceso de conciliación de pagos con plataformas como Wihom. Así la estructura de la factura poseerá la información fiscal y datos del cliente requeridos para cumplir con las exigencias de la ley. Además, permitirá una contabilidad adecuada.
Vinculación entre el sistema de pago POS y la facturación electrónica
Como proveedor de bienes o servicios, puede que llegue el momento en que poseas sistemas de pagos POS y debas facturar electrónicamente. En este caso, ameritas realizar la contratación pertinente de un sistema de facturación electrónica que cumpla las exigencias legales establecidas por parte de la DIAN.
En tal sentido, hablamos de que dicho sistema debe cumplir con la estructura requerida y sus respectivos datos. Esta también debe satisfacer lo relacionado con el consecuente proceso de validación, entrega y hasta almacenamiento.
Hecho esto, lo que procede es vincular al sistema de pagos POS al respectivo método de factura electrónica. Al efectuar dicha operación, lograrás importantes beneficios, tales como:
- Administrar fácilmente todos los actos de transacción comercial.
- Almacenado de la operación.
- En caso de requerirlo el cliente, podrás darle su factura electrónica.
Mediante esta acción bien podrás mantener mayor control de todas las actividades de tu empresa. Para ello debe vincularse el sistema de facturación electrónica con inventarios, cobros, contabilidad, información de clientes y proveedores, entre otros.
Monitoreo físico y digital
Como punto de cierre, para diferenciar la factura POS de la Factura Electrónica, señalamos el tiempo y forma en que estas aportan datos a la DIAN. La primera lo hace físicamente y en diferido, mientras que la segunda de manera completamente digital y en tiempo real.
Esto permite al señalado ente llevar el control de tus actividades productivas para establecer el consecuente pago de impuestos. Solo que, al valerte del segundo de los instrumentos referidos, el proceso es más rápido y preciso.
Como puedes ver, ambas facturas permiten llevar el control financiero y fiscal de tu negocio, lo cual es muy oportuno. Pero te sugerimos no olvidar la conciliación bancaria correspondiente mediante plataformas como Wihom. Hablamos de un instrumento muy económico y de fácil manejo que te ayudará a monitorear efectivamente el rendimiento financiero de tu negocio.
Joan Rodriguez
CEO & Co-Founder de Wihom
