Por Omar Velandia
14/08/2023
2 mín
Software para pequeños negocios ¿Cómo elegir un proveedor tecnológico?
No es fácil decidir sobre qué Software para pequeños negocios es ideal. En especial para los pequeños y medianos emprendimientos. Ya en la segunda década del siglo veintiuno, debemos aprovechar la tecnología para agilizar y optimizar procesos. Aun así, la oferta es inmensa.
Cuando hacemos una búsqueda rápida en Google, nos encontramos con múltiples marcas que cubren todas las necesidades de una empresa. ¿Cuál software es el más adecuado para pequeños negocios? Por lo menos, debemos tener un sistema que permita trabajar desde la nube y gestionar facturación electrónica.
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¿Qué hay detrás de la facturación electrónica en Colombia?
Podemos decir que la facturación electrónica en Colombia es la evolución del sistema de facturación en papel, ese que tradicionalmente ha estado en el comercio. Mientras que con el papel se llenaban facturas y facturas a mano, la factura electrónica es hecha a computador, aliviando la carga de las empresas.
Ahora bien, ya conocemos la validez que puede tener la factura hecha a mano, pero ¿qué sucede con la factura electrónica? ¿cuenta con la misma validez de la factura en papel? ¡Claro que sí! La factura electrónica es totalmente respaldada por cualquier institución o empresa debidamente constituida.
¿Cuál es el software ideal para pequeños negocios?
Un Software para pequeños negocios perfecto es aquel que optimiza las actividades dentro de la organización. Es decir, uno que permita simplificar los procesos y gestionar la información desde un sistema en la nube. De nada te sirve tener programas para departamentos que no necesitas. Por ello, debes enfocarte en optar por un sistema o varios que permitan lo siguiente:
- Facturación electrónica. En la era digital es necesario contar con un sistema que te permita recibir pagos virtuales. Idealmente, el programa también debe permitir el procesamiento fiscal y la creación de facturas, digitales y físicas, válidas en tu país.
- Procesos de contabilidad. Los emprendimientos más exitosos manejan sus cuentas de manera detallada y transparente. El programa debe contar con un sistema de gestión de facturas y procesamiento de ingresos y egresos. Esto te ahorrará tiempo a la hora de gestionar obligaciones fiscales y planes en el mediano y largo plazo.
- Gestión de puntos de venta. Si tu negocio está en expansión y plantea la posibilidad de establecer nuevos locales, entonces necesitas un programa que permita procesar los pagos en cada punto de venta. Con un buen software podrás gestionar cada local desde cualquier dispositivo con internet.
- Gestión de tareas. Cuando trabajas con un equipo remoto o cuentas con varios equipos de trabajo, es necesario ordenar las actividades y objetivos. Hay muchos programas que ayudan en esta labor. También puedes optar por usar el kit de Google y WhatsApp que son gratuitos.
- Pago de nómina. Si trabajas con un equipo de personas es necesario un programa que te permita gestionar los pagos de servicios y salarios. Generalmente, los programas contables permiten manejar esta área y responsabilidades.
- Atención al cliente. Hay programas muy completos que incluyen todos los nodos de relación con los clientes. Desde recepción y solución de quejas, hasta ventas, mercadeo y seguimiento de campañas publicitarias. Dependiendo del alcance de tu negocio, en algún punto será necesario incluir software especializado en esta área.
En resumen, podemos decir que si tu emprendimiento es pequeño será suficiente con un programa para gestionar la contabilidad. Y que conforme crezca el alcance de tu negocio; será necesario incluir programas para gestionar tareas y equipos; procesar la atención al público; e, incluso, uno para procesar los recursos humanos de tu organización.
El software mínimo para pequeños negocios
Cada emprendimiento necesita de herramientas diferentes, todo depende de lo que ofrece al público y los tipos de clientes que maneja. Por ejemplo, si ofreces un servicio como clases, terapias, tatuajes o asesorías, entonces puedes agregar un programa para organizar citas y reuniones. Además, podrías agregar una herramienta para hacer publicidad por correos.
Por otro lado, si vendes productos por internet en plataformas como Amazon, Shopify o MercadoLibre, tal vez necesites una herramienta para administrar el inventario y gestionar los pedidos y solicitudes de los clientes. En definitiva, está sujeto a las necesidades del negocio y el mercado que maneja.
Sin embargo, una constante en todos los negocios es la necesidad de manejar la contabilidad. Con un buen programa no tendrás que utilizar un Excel para anotar cada una de las transacciones de manera manual. Al contrario, el programa puede sincronizarse con plataformas de pago y automatizar varios procesos.
Los mejores programas de contabilidad en Colombia
En internet encontrarás muchísimas opciones de programas gratuitos y pagos. La única manera de saber cuáles son más convenientes es investigando, leyendo reseñas y probando los programas. Aun así, los mejores programas de contabilidad en Colombia son Siigo y Alegra, en especial porque tienen facturación electrónica validad por la DIAN.
Con estos software podrás sincronizar medios de pago físicos y virtuales. Además, permiten seguimiento de inventario, de ingresos y egresos en diferentes puntos de venta y pago de nómina. Estos son programas contables que agilizarán el seguimiento financiero y optimizarán los procesos en tu negocio.
Siigo tiene una versión gratuita y simplificada, pero suele recibir malas reseñas por su atención al cliente y resolución de problemas. Alegra tiene paquetes más costosos, pero tiene mejores calificaciones y un soporte técnico más confiable. Sin embargo, los dos son viables y pueden ser útiles para tu emprendimiento.
Asegúrate de sincronizar tus medios de pago con tu sistema contable
Por último, si te decides por alguno de estos programas, ten en cuenta que no todos los procesos se pueden automatizar directamente. Para algunos medios digitales es necesario contar con extensiones y aplicaciones que procesan la información. Shopify es un ejemplo de plataformas que tienen dificultades.
En esta plataforma de ventas digitales necesitas ingresar las transacciones de manera manual para que aparezcan en el sistema contable. No obstante, Wihom soluciona este inconveniente y te ofrece una aplicación en Shopify que automatiza este proceso. Con la herramienta, tus ventas se reflejarán directamente en Siigo o Alegra.
Omar Velandia
Líder de Diseño UX/UI
